Bonjour à toutes et à tous,

Quelques adhérents s’inquiétant de la disparition prochaine et probable de l’association nous ont demandé quelles étaient les tâches liées au fait d’être membre bénévole du Conseil d’administration et du bureau. Assez souvent le mot « contrainte » est employé. Je rappelle qu’il n’y a pas de contraintes et seulement des fonctions à tenir et des tâches qu’il faut accomplir. Si c’est déjà une contrainte avant même de devenir membre autant ne pas s’engager.  Dès lors que l’on est membre et si les tâches deviennent des contraintes, il est préférable de démissionner. C’est ce que nous allons faire au 31 août prochain. Nous avons déjà eu l’occasion de donner toutes nos motivations à ce propos.

Je rappelle que selon nos statuts, le  Conseil d’Administration et le bureau nécessitent au moins 3 personnes. Le Conseil d’Administration forme le bureau et distribue les rôles : président, trésorier et secrétaire. Dès lors que le nombre de trois est dépassé, il y a des suppléants.

Voilà ci-dessous les principales tâches à se partager et bien  évidemment plus le bureau est étoffé et plus faciles sont les partages :

• -   Ouvrir la salle du gymnase certains jours et à certaines heures. Pas toujours quand d’autres activités nous précédent. Les professeurs peuvent assurer les fermetures.
• -  Venir un peu plus tôt pour chauffer la salle en hiver et pour mettre la clim aux premières chaleurs. Un quart d’heure avant est suffisant.
• -  Prendre les inscriptions, s’assurer que les adhérents payent bien leur cotisation et bien évidemment tenir cette gestion. A ce jour, cette gestion est informatisée mais la simple tenue d’un registre peut être suffisante. Elle l’a été jusqu’en 2013.
• -   Déposer les chèques en banque. Nous avions fait le choix du seul paiement par chèque mais avec le développement des moyens de paiement d’aujourd’hui d’autres choix peuvent être réfléchis.
• -   Gérer un compte bancaire ( à ce jour un compte chèques et un livret A). Depuis 2007, la tenue des comptes (ou comptabilité) est informatisée mais là aussi, la tenue d’un livre de recettes et dépenses pouvant être présenté à l’administration en cas de contrôle peut être suffisante. Un bilan et un compte de résultat même très succincts sont à établir à la fin de l’exercice et un budget prévisionnel présenté lors de l’Assemblée Générale. Ce dernier est utile pour établir la tarification future et voir si une subvention est nécessaire.
• -  Gérer les salaires des 2 professeurs. Depuis 2009, les salaires sont effectués auprès du Chèque Emploi Associatif. Ce système gratuit est peu contraignant dans la mesure où l’Urssaf gère les cotisations sociales et les prélèvent directement sur le compte bancaire le 15 de chaque mois. Là aussi, il existe d’autres solutions que réaliser des paies et notamment la facturation par les professeurs d’une prestation de service. Cette dernière nécessite que le professeur soit déclaré « auto-entrepreneur ».
• -  Les statuts actuels obligent les membres à tenir au moins une réunion par trimestre et à l’organisation d’une Assemblée Générale Ordinaire annuelle. Ces manifestations doivent faire l’objet de la rédaction de comptes-rendus ou procès-verbaux.
• -  Pour qu’une association fonctionne bien, communiquer avec les adhérents est devenu essentiel. Courriers, mails, SMS, téléphone, site Internet, réseaux sociaux, les moyens de communication ne manquent pas. Il suffit de choisir les plus pratiques et surtout les plus communicants.

Si vous pensez que vous êtes à même d’être utile dans une ou plusieurs de ces tâches, pas de problème vous pouvez participer bénévolement à l’association. Rappelez-vous que nous cherchons toujours des candidats à coopter pour que l’association puisse continuer son existence à compter du 1^er septembre prochain. Après il sera trop tard.

A ce titre, une réunion est déjà programmée pour le mercredi 12 août à 17 h. Si vous souhaitez y participer, il suffit de nous le dire en téléphonant 07 86 02 83 91.

Bonne réception de ce message.

Très cordialement.

Gilbert.

Trésorier et webmestre